Quanto mais agilidade na implementação de projetos, mais qualidade pode ser garantida aos produtos e serviços oferecidos por uma empresa do setor de TI. Dado o contexto, o release planning se mostra como uma ferramenta indispensável.
É fundamental ter uma comunicação eficiente na equipe para que cada etapa de planejamento seja bem estruturada e, assim, possa ser cumprida com sucesso, levando aos seus clientes a máxima eficiência.
Por isso, preparamos este post para que você entenda o que é release planning, para o que serve, quais são as boas práticas para organizá-lo e quais impactos ele pode gerar se for mal elaborado. Continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!
O que é release planning?
Organização é uma palavra muito importante para qualquer empresa, principalmente, quando falamos em ativos de TI e desenvolvimento de software. Contudo, o que vemos na realidade, na grande maioria das companhias, é dificuldade de planejamento.
De forma simplificada, o release planning é uma espécie de documento que integra todos os objetivos almejados em relação às medidas e ações que serão implementadas em uma organização, além de identificar os prazos em que elas devem ser concluídas.
Normalmente, essa ferramenta é utilizada em ambientes corporativos em que o uso de metodologias ágeis é comum, ou em que há implementação do Scrum. Portanto, é correto afirmar que ele representa todo o processo operacional e de produção de uma empresa de TI, desde a concepção de um sistema até a sua entrega ao cliente final.
O release planning é o coração de uma operação, norteando e organizando as ações que serão realizadas para que as metas sejam atingidas da melhor forma possível, cumprindo com o acordado no início de um projeto.
É considerada uma boa prática das metodologias ágeis, e trata da organização de alto nível de um projeto, trabalhando com o longo prazo e as metas de entrega para produtos incrementais.
Para que serve este recurso?
Como nem sempre os prazos de envolvimento real, na prática, têm a mesma precisão que se espera nas etapas de planejamento, um roteiro de entrega de release planning pode ajudar a melhorar as expectativas e trazer confiança à equipe e a todas as partes envolvidas.
Ele é um dispositivo de planejamento, ou seja, é um documento de alto nível, no qual não serão tratados pontos práticos do desenvolvimento de um projeto, mas sim, prazos e entregas ideais a serem cumpridos em cada uma das etapas.
Como parte de uma estratégia utilizada com metodologias ágeis, o release planning é uma ótima ferramenta para ser adotada em projetos que estejam estruturados com entregas incrementais, porém, pode também ser aplicado a outras formas de gestão.
Entre os principais motivos pelos quais um release planning pode ser útil para uma empresa, podemos citar:
- é um dispositivo capaz de otimizar a comunicação entre os colaboradores;
- oferece uma ótima relação custo-benefício;
- é uma ferramenta de planejamento altamente versátil;
- ajuda a definir o contexto geral das atividades operacionais, assim como delegar as responsabilidades a cada integrante da equipe.
Por que é importante que um release planning seja bem estruturado?
Por realizar uma série de variáveis relevantes envolvidas no processo de concepção e entrega de produtos, permitindo que sejam observadas mais de perto, essa ferramenta se torna essencial para a gestão de projetos.
O release planning, quando bem estruturado, permite enxergar muito além de um sprint. Com ele, é possível visualizar todo o processo de produto com precisão e clareza, permitindo, assim, um melhor relacionamento com o cliente, entrega, gestão de prazos e tarefas.
Caso seja necessário fixar uma data para que diversas etapas sejam realizadas pelos membros da equipe, por exemplo, o release planning se mostra como uma ferramenta indispensável. Ele ajuda a organizar o trabalho e a cumprir os prazos estabelecidos em contrato.
Para empresas que trabalham com a prestação de serviços, muitas vezes, o descumprimento de deadlines de contrato pode trazer multas e sanções, o que invalida a lucratividade de uma organização. Utilizar esse recurso permite visualizar e criar prazos condizentes com a realidade.
Outro aspecto que vale destacar é que, quando os release plannings são gerados de forma mais simples e com uma frequência maior, o tempo de resposta ao cliente final é muito menor. Isso evita situações que possam gerar gargalos ou até desperdício de trabalho e recursos com funcionalidades desnecessários no projeto.
Quais são as boas práticas de estruturação do release planning?
Apesar de serem comuns, existem diversas práticas que podem ser implementadas para que o release planning facilite o processo de produção e o torne mais seguro, ágil e com menor propensão de erros. Entre eles, podemos citar:
- abertura — o profissional responsável revisa os objetivos da reunião, analisando cada ponto levantado para ver se há necessidade de que sejam revistos, definindo a estrutura do planejamento, a agenda a ser cumprida, entre outros aspectos;
- roadmap — o status da visão do produto é verificado pelo product owner para que cada colaborador envolvido possa realinhar o foco e as expectativas sobre o projeto;
- status do projeto — o andamento é verificado, assim como as etapas que já foram concluídas e quais ainda exigem modificações;
- tema do release — a proposição do documento atual é feita pelo product owner, geralmente, sendo definida com base no objetivo do negócio e alinhada aos prazos de entrega;
- estimativa de velocidade — o tempo necessário para produção do release é identificado pelas equipes, com base nas informações anteriores;
- agenda do release planning — é uma métrica indispensável para que as equipes trabalhem com precisão e exatidão;
- levantamento de riscos — os pontos que podem gerar ameaças, assim como possíveis falhas no processo, são levantados para que possam ser minimizados;
- plano de comunicação e logística — as ações deverão ser tomadas pelos responsáveis para melhorar a relação entre as equipes;
- montagem de gráficos — todos os pontos que possam auxiliar uma visualização mais ampla do release são acompanhados;
- retrospectiva — o responsável deve revisar os pontos que foram levantados até essa etapa, para verificar se existem questões ou dúvidas em aberto para os participantes.
Quais são os níveis de planejamento?
Agora que você já tem uma perspectiva mais ampla sobre o que é release planning, mostraremos os níveis de planejamento que o integram.
Nível 1 — O que estamos construindo?
Nessa etapa, todos os colaboradores devem ter muita clareza acerca do que está sendo desenvolvido. Em vez de responder “o que”, os profissionais devem desvendar “qual problema o produto deve solucionar”.
Portanto, defina a necessidade do cliente ou a oportunidade de mercado que o produto resolverá. Depois, identifique o perfil das pessoas que consumiriam para, então, descobrir os concorrentes em potencial que possam atuar no mercado.
A ideia, aqui, é fazer com que toda a equipe esteja alinhada em relação aos objetivos da empresa para que todos possam trabalhar em conjunto para atingi-los. Torna-se muito mais simples guiar um time quando todos estão com a mesma visão sobre o caminho a ser seguido, e quais são os objetivos finais traçados para a empresa e o produto em que estão trabalhando.
Nível 2 — Quando vamos precisar do produto concluído?
O roadmap do produto deve ser estabelecido com base nas pequenas entregas que são realizadas no decorrer do projeto. De forma resumida, ele serve para mostrar a evolução no decorrer dos releases.
A finalidade é fazer com a equipe se acostume com pequenas vitórias cotidianas, em vez de olhar para um planejamento de longo prazo, com gráficos e cronogramas que acabam mais afetando a motivação do que ajudando.
Nada pior do que trabalhar por meses sem ter uma perspectiva de quando será o lançamento de uma ferramenta ou projeto. O time acaba perdendo a noção da entrega e os atrasos podem se tornar algo cada vez mais comum, já que os prazos são longos.
Além de ajudar a motivar a equipe, trabalhar com períodos menores é a melhor maneira de assegurar que as entregas sejam feitas conforme as datas estabelecidas em contrato com seus clientes.
Nível 3 — Como é que vamos chegar lá?
Por fim, o planejamento de alto nível consiste em estabelecer um plano sobre as formas como a equipe deve atuar no próximo release planning. Embora ele tenha muitas informações que já foram abordadas no roadmap, deve adicionar dados mais precisos, como em uma lista de alta prioridade.
Todos do time devem participar desse desafio, buscando entender qual o melhor caminho para realizar as entregas necessárias para o projeto, o que deve ser feito primeiro e como fazer cada uma das etapas até o resultado esperado.
É possível definir as prioridades dos itens do release por meio de softwares de gestão ou, até mesmo, em simples planilhas. O importante é que o foco se mantenha na execução. Por exemplo, o Canvas é uma ótima ferramenta para proporcionar uma visão estratégica do projeto.
Como criar um release planning
Criar um release planning é uma tarefa simples, porém, que demanda um pouco de experiência para se conseguir trazer objetivos reais para o projeto. Contudo, separamos algumas dicas que podem ajudar você a montar esse documento para o seu projeto. Vamos lá!
Crie datas de início e fim dos Sprints
Cada Sprint é único, ou seja, conta com uma série de atividades diferentes das outras, o que pede um tempo totalmente diferenciado, também. Mesmo assim, é preciso verificar todas as atividades inseridas em cada um dos Sprints, junto a todos os feriados e demais dias em que não haverá trabalho, para criar os deadlines do projeto e estabelecer as datas de entrega.
Isso é importante para que todos os membros do time possam ter uma ideia geral de como vão funcionar as entregas e quais são os prazos que eles terão de cumprir. Além disso, entender que atrasos terão um impacto geral sobre todo o planejamento.
Monte um Product Backlog escrito e priorizado
Alguns profissionais optam por manter um Product Backlog sem priorização, fazendo uma verificação ao início de cada Sprint para definir o que entra ou não. No entanto, isso não é uma boa prática, pois impacta diretamente o bom planejamento de um projeto.
É claro que nem sempre aquilo que está escrito acontece, pois existem diversas variáveis. Porém, priorizar é fundamental para um bom andamento do projeto.
Estabeleça a velocidade média do time
Para que o release planning tenha efeito e o planejamento dos Sprints possa ser cumprido, é preciso estabelecer a velocidade média da equipe. Muitas vezes, não é algo tão simples.
Pode ser que você nunca tenha trabalhado com esses profissionais, ou novos membros tenham chegado. O fator experiência também conta muito. Uma equipe com know-how será muito mais rápida que uma composta por novatos, e tudo isso implica no planejamento.
Considere as incertezas
Tudo pode mudar de uma hora pra outra, e isso também se aplica ao planejamento de um projeto. Mesmo que tenhamos realizado toda a programação, com as Sprints bem definidas e entregas estruturadas, algo pode ser alterado, e um novo release planning exigido.
Por exemplo, é comum, no desenvolvimento de software, que mudanças de legislação façam com que as prioridades de um projeto mudem, até mesmo, durante um Sprint, fazendo com que a entrega seja alterada, assim como os prazos. Outro ponto são doenças e afastamento dos profissionais, demissões e contratações que façam alterações na estrutura do time.
Por conta disso, contar com um tempo extra dentro de cada Sprint, e também ao longo do planejamento, é considerado uma boa prática. Isso garante que a entrega seja feita dentro do prazo estabelecido, mesmo que incertezas aconteçam ao longo do projeto.
Busque melhorias contínuas
Ainda que o planejamento ocorra a longo prazo, é normal perceber que determinadas situações, processos e atividades possam ser melhoradas para trazer ainda mais resultados. As metodologias ágeis são frameworks muito flexíveis, que permitem que suas atividades sejam alteradas para melhor se adaptar à realidade de sua empresa.
Esteja sempre atento ao que pode ser melhorado e avance na produção de soluções junto ao seu time. Ouvir a sugestão e a visão que cada um dos membros da equipe tem sobre o projeto, desafios e oportunidades é fundamental para continuar melhorando.
Isso cria uma cultura única em sua empresa, que se torna um diferencial diante das demais organizações do mercado, gerando um ambiente de inovação que traz apenas benefícios.
Quais os impactos de um release planning mal estruturado?
Como você pôde entender até aqui, ter um release planning bem estruturado é fundamental para gerar melhores resultados para projetos de TI. Isso porque facilita a comunicação e visualização de cada atividade relacionada ao processo de produção, garantindo alinhamento e precisão ao trabalho colaborativo entre os membros da equipe.
Mas o que aconteceria se ele fosse mal elaborado? Entre os impactos de um release planning desenvolvido sem uma estrutura consistente, podemos destacar:
- ineficácia na execução;
- não aproveitamento do potencial da equipe;
- desperdício de tempo e trabalho dos colaboradores;
- desperdício de recursos do cliente e da empresa;
- não conclusão de tarefas;
- atrasos nas entregas dos produtos e serviços;
- ruídos na comunicação.
Portanto, é imprescindível que o release planning seja desenvolvido com a consultoria de um time de suporte especializado, capaz de garantir os melhores resultados aos seus projetos.
Os profissionais verificarão como os processos são implementados, se estão dentro do que foi planejado e se necessitam de melhorias, para que cada envolvido possa realizar as suas funções corretamente e de acordo com as expectativas.
O release planning é um planejamento estruturado de um projeto. Trata-se de uma boa prática das metodologias ágeis e uma ótima forma de organização de prioridades e prazos, garantindo a qualidade das entregas.
Gostou deste post e quer continuar lendo outras publicações interessantes como esta? Então, não perca mais tempo e assine agora mesmo nossa newsletter!
