Pensando em como preservar os colaboradores do cansaço mental causado pelo excesso de reuniões remotas, elaboramos um guia com boas práticas
Caso você ainda não tenha percebido, as videoconferências vieram para ficar. É verdade que o trabalho remoto trouxe um universo de possibilidades impraticáveis no modelo presencial. Mas, como nada é perfeito, temos sentido também os pontos negativos. Na Datum, alternativas para prevenir o cansaço mental causado pelo excesso de reuniões online, chamado de Zoom Fatigue, já foram pauta.
Por muito tempo, fiquei procurando por possibilidades para mudar alguns hábitos e não encontrei praticamente nada. Estamos todos no mesmo barco, diante de um novo modelo de trabalho que empilha reuniões diárias. Sentimos na pele o efeito da falta de opções nessa nova realidade.
Por isso, depois de muita reflexão e troca com demais lideranças, desenvolvi um guia com 15 boas práticas para reuniões remotas que já vêm sendo adotadas e testadas pelo nosso time.
É sempre bom lembrar que talvez nem todas elas façam sentido para você ou para a sua equipe. Contudo, acredito que o debate e a troca de ideias contribuem para avançarmos no assunto.
Agora, continue a leitura e descubra quais elas:
1. Primeiramente, questione: essa reunião é realmente necessária?
2. Se a resposta à questão anterior for sim, tenha um objetivo claro ao agendar a reunião. Sem um propósito bem definido, as agendas mudam de rumo com muita facilidade e o foco é perdido.
3. Ao convidar a equipe, compartilhe no próprio invite os tópicos do encontro para que todos fiquem sabendo o que será abordado.
4. Quanto à categorização, as reuniões remotas de categoria A devem ser realizadas no computador, com acesso a arquivos, consultas a ferramentas e sistemas.
5. Reuniões de categoria B também devem ser realizadas no computador, mas com a possibilidade de explorar outros espaços diferentes do habitual.
6. Na categoria C, tente usar smartphones ou tablets, que permitem que quem está falando também se movimente. Antes, verifique se a reunião não pode ser substituída por uma ligação ou áudio no WhatsApp.
7. Use janelas menores que 30 minutos para as reuniões. Comece às 10:05, por exemplo, para dar tempo de o colega pegar uma água ou ir ao banheiro nesses 5 minutos.
8. Não se atrase ou desmarque em cima da hora. Isso atrapalha as agendas dos demais participantes.
9. Não use o tempo que “sobra” para tratar de outros assuntos. Isso consume todo o tempo livre e sobrecarrega as pessoas. Trate os demais assuntos em um chat, de forma assíncrona.
10. Convide somente as pessoas imprescindíveis, que têm poder de decisão ou estão diretamente envolvidas. As demais podem ser comunicadas do resultado da reunião de forma assíncrona. Outra opção é gravar a conversa e compartilhar em outro momento.
11. Questione as reuniões agendadas com menos de 48h de antecedência. Poucas coisas são tão urgentes assim.
12. Saiba expressar seus sentimentos. Não tenha receio em solicitar uma pausa nas reuniões. Se o assunto permitir, peça para continuar a conversa pelo telefone para que você possa sair da frente do computador por alguns momentos.
13. Reserve uma janela de 1h diária para tirar dúvidas com seu time. Isso evita com que você seja interrompido o dia inteiro com questionamentos.
14. De vez em quando, desligue a câmera para tirar a atenção da tela e de si mesmo. Se preferir, utilize a opção de ocultar sua própria imagem.
15. Por fim, incentive o time a pensar sobre pontos de melhorias nas videoconferências para que o debate sobre o tema avance cada vez mais.
Se você gostou do conteúdo, baixe a versão em PDF e compartilhe com o seu time.
